QRS

Klantcase QRS

Het faciliteren van de zorg, dat is waar QRS elke dag naar streeft. QRS is een groothandel in medische hulpmiddelen gericht op ziekenhuizen, privé klinieken, ambulancediensten en overige zorginstellingen. Dit doen zij met een compleet assortiment aan medische gebruiks- en verbruiksmiddelen, producten op het gebied van hygiëne en infectiepreventie, medisch apparatuur en –inrichting en een divers aanbod van kantoorartikelen. Om de klant totaal te ontzorgen biedt QRS een one-stop-shop aan. Denk hierbij aan vakkundig advies voorafgaand aan de aankoop en service en onderhoud na de aankoop.

Het bieden van een hoge kwaliteit en een goede service heeft natuurlijk invloed op het inkoopbeleid van de organisatie. Tijdens de kennismaking is samen met QRS CEO Mark van de Camp de inkoopbehoefte bepaald en is besloten om de focussen te leggen op inkoopbesparingen. Onder leiding van Arno Maas, Chief Operations Officer (COO) bij QRS was Motive Talent Thomas Swart verantwoordelijk voor het analyseren en optimaliseren van het inkoopproces. Net afgestudeerd aan de opleiding Facility Management mocht Thomas zich zijn kennis in praktijk brengen bij de nieuwe partner van het Motive Talent programma.

MAAK KENNIS MET THOMAS

Interne & externe afstemming voorraadbeheer

QRS streeft naar hoge klanttevredenheid en daarom is een goed voorraadbeheer essentieel. Teveel voorraad brengt onnodige kosten met zich mee en te weinig voorraad kan betekenen dat de klant zijn orders mogelijk later ontvangt. Het beschikken over de juiste voorraad is een belangrijke “asset” voor tevreden klanten. Het voorraadniveau is van verschillende factoren afhankelijk. Allereerst speelt de opslagcapaciteit een belangrijke rol, maar denk ook aan leverbetrouwbaarheid van de leveranciers en verplichte minimale bestelafnames die het bestelniveau beïnvloeden. Met voorraden heb je niet alleen met de externe klant te maken, de interne klant heeft ook een mening over het al dan niet ophogen van voorraden. Betrokken interne klanten tijdens dit project zijn bijvoorbeeld de financiële administratie, customer service en het magazijn geweest. Zo bleef het continu afstemmen tussen wat volgens de theorie ideale voorraden zijn en de vraag van de interne klant. Een uitdagende en leerzame taak voor ons nieuwe Motive Talent.

Bestelgrootte met formule van Camp

Bestelgroottes zijn berekend met de formule van Camp, de formule die de verbanden tussen voorraadkosten, bestelkosten en het jaarverbruik in beeld brengt. Sommige producten hebben natuurlijk geen regelmatig verloop. Dat maakt de formule van Camp in die situaties onbruikbaar. Om voor alle artikelen een betrouwbare minimale en maximale voorraad te verbinden, is daarom geanalyseerd wanneer de verkopen plaats hebben gevonden. Verkocht QRS het artikel de eerste drie maanden van het jaar heel veel, maar stokte de verkoop daarna, dan werd er geen min-max verbonden aan het artikel. Andersom werkte dit ook zo. Werd een artikel de laatste twee maanden ineens heel populair, dan was het ook zaak om daar wel een min-max aan te verbinden. Zo was het continu schakelen tussen theorie, praktijk, vraag van de interne klant en vraag van de externe klant.

Een Motive Talent biedt extra inkoopcapaciteit

Naast het uitvoeren van het project minimum- en maximumvoorraden was er bij QRS ook de vraag om “handjes” te bieden op plaatsen waar nodig. QRS is een groeiende organisatie waardoor binnen inkoop flexibel moest worden ingesprongen, denk aan: het doen van bestellingen, nabellen van openstaande bestellingen bij leverancies en beantwoorden en verwerken van e-mails van de verkopers veranderden in een dagtaak.  Een extra talent op de afdeling was dan ook precies wat QRS nodig had. 

De waarde van een professionele inkoopcoach

Tijdens het uitvoeren van het inkoopvraagstuk stond Thomas er niet alleen voor. Hij kreeg daarbij één volledige werkdag per week coaching van professionele inkoper Rob Salemink. Dit zorgde voor een mooie combinatie van het kennisniveau. Enerzijds een net uitgestroomde student die de kennis tijdens de opleiding eigen heeft gemaakt met de aanvulling van een “zware jongen”, aldus Arno Maas. Die aanvulling was met het project minimum- en maximumvoorraden zichtbaar, waarin het kennisniveau van de senior inkoper het talent ondersteunde. Ook in de bestelprocessen, offerte aanvragen en andere inkoopgerelateerde werkzaamheden kon de coach het talent aanvullen. Maar niet alleen op vakinhoudelijk gebied; de professionele inkoper coacht ook persoonlijk. Hoe komt het dat je in sommige situaties reageert of juist niet reageert? Met het stellen van de juiste vragen creëert dat bij het talent vrije aandacht waardoor het talent weer gefocust werd op het hogere doel.