Je ziet het wanneer je het door hebt

Cruijff zei het al; ”je gaat het pas zien wanneer je het door hebt”. Vaak zijn problemen of situaties waar we aanvankelijk tegenop kijken, achteraf eigenlijk helemaal niet zo moeilijk.

Zo is het ook met inkoop, het is eigenlijk helemaal niet zo moeilijk! Iedereen kan het en iedereen doet het. Vanuit dit gezichtspunt is het ook niet vreemd dat inkoop kritisch wordt bekeken. Uitingen als “het duurt lang wanneer je inkoop betrekt” en “inkoop is niet flexibel” worden vaak gehoord. Wat doe je dan als inkoper? Ga je bij de pakken neerzitten of wordt je pro-actief van kritiek?

Zou je de kritiek als informatie kunnen zien? Zou je de gedachte achter de kritiek willen doorgronden? Wanneer je kritiek kunt gaan zien als waardevolle informatie, helpt het je om pro-actief te worden en in gesprek te gaan met je omgeving. Door vragen te stellen achterhaal je de basis van de kritiek en kan je verwachtingen op elkaar afstellen. Je krijgt gratis informatie waarop je kunt acteren. De volgende vragen helpen je bij het vinden van de oplossing;

  • Wat verwacht mijn omgeving van inkoop?
  • Wat verwacht mijn omgeving van mij als inkoper?
  • Is er iets wat ik als inkoper absoluut niet moet doen?
  • Wanneer is mijn omgeving tevreden?

Inkoopkalenders

Om als inkoop “niet in de weg te lopen” moet je voorspelbaar zijn. Dat kun je doen door een planning op te stellen. Noem het de inkoopkalender. Je ziet het pas wanneer je het door hebt. Een inkoopkalender is relatief eenvoudig op te zetten, maar houd het simpel. Stel jezelf de vraag; “wat wil ik met de inkoopkalender bereiken?” en “wat heeft mijn opdrachtgever eraan?”

Wanneer het simpel is, kun je eenvoudig uitleggen aan je omgeving en ze meenemen in je planning. Want de inkoopkalender is je planningstool om met je omgeving te delen wat je van plan bent te doen. Tevens is het een communicatie instrument om verbinding te houden met je opdrachtgevers.

Houd de inkoopkalender eenvoudig, start bijvoorbeeld met een eenvoudige Excel opzet, waarin de meest noodzakelijke items staan waarop je wilt communiceren;

  • Het in te kopen onderwerp benoemd wordt,
  • De aanbestedingsprocedure,
    • De benodigde tijd
  • De geplande starttijd,
    • Kick-off bespreking
  • De betreffende opdrachtgever,
  • De inkoper.

Wanneer je je intentie duidelijk maakt, communiceer je met je organisatie en wordt duidelijk waar inkoop voor staat en wat je aanpak is om je omgeving te ontzorgen. Creëer duidelijkheid, vraag je omgeving jou te helpen. Wat je ervoor terug krijgt? Je werkt samen en je creëert wederzijds begrip en draagvlak voor het inkoopvak. Iedereen wint. Daarna kun je de inkoopkalender uitbreiden met de relevante onderwerpen nodig om de inkoopkalender een waardevol stuur- en communicatie instrument te laten zijn. Zo houd je het simpel!