Systeem optimalisatie

Systeem optimalisatie

U heeft als inkoopmanager uitdagende doelstellingen te realiseren. Met het inkoopteam wilt u de inkoopdienstverlening naar een hoger plan brengen. Om het optimale rendement uit uw inkooporganisatie te halen, is het belangrijk om tijdens de uitvoering van de werkzaamheden de prestatie te kunnen volgen. U weet waar u naar toe wilt. Presteert uw inkooporganisatie sub-optimaal? Ontbreekt het aan capaciteit? Misschien zou extra kennis en kunde welkom zijn?

Waarom systeemoptimalisatie?
Om snel en effectief te kunnen handelen zijn ondersteunende systemen noodzakelijk. Maar hoe pak je dat aan? Hiervoor passen we de matrix1 methode toe. De methode is gebaseerd op het principe van een mindmap, een hulpmiddel om een onderneming (beleid, organisatie en personeel) vanuit verschillende invalshoeken (technisch, beïnvloedingsfeer en cultuur) in kaart te brengen.

Het is een checklist waarmee de verschillende oorzaak-gevolg situaties systematisch worden belicht. De methode lokt uitspraken uit en leidt tot discussies die eenmaal gekanaliseerd een grote bijdrage leveren aan het veranderingsproces binnen de onderneming.

Motive Talent kan bijdragen om uw systeemoptimalisatie te realiseren door;

  • Meten is weten; Het werken aan de realisatie van de doelen is één, weten wat we doen is nummer twee.
    1. Analyseren; Past de organisatie bij de activiteiten die we als inkoopafdeling uitvoeren? Op basis van de Matrix methode maken we een analyse van de doelstellingen, organisatievorm en beschikbare kennis en kunde.
    2. We kijken naar de performance, opvolging, en bijbehorende resultaten. Het optimaal functioneren van uw afdeling vraagt inzicht en de mogelijk tot bijsturen.
    3. We kijken naar de KPI’s, passen die bij de afdelingsdoelstellingen, dragen de KPI’s bij aan het beoogde resultaat? Door inzicht en bijsturen bereiken we na verloop van tijd het hoogste rendement.
    4. Afstemmen, concluderen en rapporteren
  • Ingrijpen en bijsturen; Op basis van de verkregen informatie zijn we in staat beslissingen te nemen en bij te sturen. We wegen de kosten baten af en gaan met de organisatie of leverancier in gesprek om de processen of kwaliteit te verbeteren.
  • Monitoren; Het dashboard levert u de inzichten zodat snel een overzicht wordt gecreëerd over de performance van de inkoopafdeling. Op basis van deze gegevens zijn we in staat om een plan te maken zodat de systeemfouten hersteld kunnen worden en we weer een betere focus kunnen geven aan de volgende verbeterstap.
  • Herstellen en “doorstarten”; Nadat de gegevens bekend en het plan is afgestemd kunnen de verbeteracties in de tijd worden uitgezet en blijven we de acties monitoren.

Motive Talent onderscheidt 2 verschillende benaderingen:
1) De publieke sector waar volgens de Europese aanbestedingswetgeving wordt ingekocht. Hierbij is een goede planning, vertaald in de inkoopkalender essentieel. Projectmatig kunnen werken is belangrijke succesfactor voor de inkoopdienstverlening. Ook contractbeheer en contractmanagement zijn ondersteunende taken om een effectieve dienstverlening te waarborgen. De manier waarop de verschillende systemen op elkaar aansluiten maken of het geheel als toegevoegde waarde wordt ervaren.

2) In de private sector onderscheiden we een grove onderverdeling van diensten-, productie- en handelsondernemingen. Binnen de productie omgeving is vooral belangrijk dat inkoop vanuit het gezichtspunt van de totale supply chain haar werkzaamheden verricht.  Ook hier is het belangrijk dat de systemen goed op elkaar zijn afgestemd; ERP systemen voor de afgestemde vraagbehoefte (juiste plaats en tijd), leveranciersbeoordeling systematiek om de prestaties van de toeleveranciers goed te kunnen monitoren (juiste aantal), inkomende goederen inspectie (juiste kwaliteit), marktkennis (juiste prijs) en een leveranciersdatabase om snel te kunnen handelen. Een afgestemd plan helpt daarbij. Daarnaast zijn ondersteunde systemen helpend om het werk goed kunnen uitvoeren.

De matrixmethode in het kort

De werking;
Verticaal in de matrix staan het beleid, organisatie en personeel  vermeld. Dit zijn de voorwaarden om te kunnen veranderen. Het geeft aan:

  • wat je wilt (beleid),
  • hoe je het uitvoert (organisatie)
  • met wie (personeel).

Het beleid (project of richting)  komt tot stand door een plan (technisch) op te stellen. Dit plan wordt gevormd door de steun en invloed uit de omgeving (politiek). Vervolgens wordt beoordeeld of het gekozen plan past bij de identiteit van je zelf en de onderneming (cultuur).

Het beleid wordt uitgevoerd door mensen die samenwerken om de gestelde doelen te realiseren. Die samenwerking zal op een bepaalde manier in de praktijk worden gebracht. Dit wordt geregeld in de organisatie structuur. Hierin komen de verantwoordelijkheden tot uitdrukking evenals de manier van samenwerken en wijze van besluitvorming.

Personeel tenslotte voert het beleid uit in de omgeving die is opgesteld om dit zo effectief en efficiënt mogelijk te doen. Deze medewerkers moeten beschikken over deskundigheid en kunnen werken binnen een bepaalde bewegingsvrijheid om hun creativiteit tot volle wasdom te laten komen. Hierdoor zal er een bepaalde houding naar elkaar en tot de onderneming ontstaan.

Voordelen van systeemoptimalisatie op een rijtje;

  • Een afgestemd team
  • Effectief en efficiënt kunnen werken
  • Makkelijker de doelen realiseren
  • Inzicht in de prestatie
  • Integraal kunnen werken

Waarom een Motive Talent waarde toevoegt
Het Talent heeft focus, de benodigde kennis, kunde en vaardigheden om uw project te laten slagen. Het talent heeft net een HBO of universitaire studie afgerond en is getraind in onderzoek, is nieuwsgierig, leergierig en gemotiveerd om het project in praktijk te laten slagen. Het Talent heeft een enorme drive om het inkoopvak in al zijn facetten te doorgronden en eigen te maken. Ervaring opdoen in het systeemoptimalisatie hoort daarbij.

U wordt als opdrachtgever van Motive Talent ontzorgd; de inkoopcoach treedt op als klankbord en begeleidt het Talent tijdens de inzet. Deze combinatie maakt dat het project realiseerbaar is. Samen met u als opdrachtgever werken we het plan uit, wekelijks evalueren we de voortgang en zorgen we voor resultaat.

Als opdrachtgever plukt u de vruchten; beschikbare methodieken worden snel geïmplementeerd, inzicht, verbetering van processen, vermindering van kosten, efficiëntere inzet van uw medewerkers.

Naar de kracht van de matrix, door Peter Camp, uitgeverij Business bibliotheek