Systeem optimalisatie

Je hebt als inkoopmanager uitdagende doelstellingen te realiseren. Met het inkoopteam wil je de inkoopdienstverlening verder ontwikkelen. Om het optimale rendement uit jouw inkooporganisatie te halen, is het belangrijk om tijdens de uitvoering van de werkzaamheden de prestatie te kunnen volgen. Jij weet waar je naar toe wilt. Presteert jouw inkooporganisatie sub-optimaal? Ontbreekt het aan capaciteit? Misschien zou extra kennis en kunde welkom zijn? Met systeem optimalisatie krijg je problematiek onder ogen en vind je terug waar het vastloopt. Hierna ga je op zoek naar wat je wil realiseren en hoe je dat doet. Een Motive Talent is een fris gezicht in de organisatie die scherp van zijn of haar opleiding komt. Hierdoor kan hij of zij problemen en wringende situaties sneller aanwijzen, een kwalitatief onderzoek opstellen en een organisatieanalyse maken.

Waarom systeem optimalisatie door een Motive Talent?

Om snel en effectief te kunnen handelen zijn ondersteunende systemen noodzakelijk. Maar hoe pak je dat aan? Hiervoor passen we de matrix (1) methode toe. De methode is gebaseerd op het principe van een mindmap, en functioneert als een hulpmiddel om een onderneming (beleid, organisatie en personeel) vanuit verschillende invalshoeken (technisch, beïnvloedingssfeer en cultuur) in kaart te brengen.

Het is een checklist waarmee de verschillende oorzaak-gevolg situaties systematisch worden belicht. De methode lokt uitspraken uit en leidt tot discussies die eenmaal gekanaliseerd een grote bijdrage leveren aan het veranderingsproces binnen de onderneming.

Motive kan bijdragen om de systeemoptimalisatie te realiseren door:

  • Meten is weten: het werken aan de realisatie van de doelen is één, weten wat we doen is nummer twee.
    • Analyseren: past de organisatie bij de activiteiten die we als inkoopafdeling uitvoeren? Op basis van de Matrix methode maken we een analyse van de doelstellingen, organisatievorm en beschikbare kennis en kunde.
    • We kijken naar de performance, opvolging, en bijbehorende resultaten. Het optimaal functioneren van de afdeling vraagt inzicht en de mogelijk tot bijsturen.
    • We kijken naar de KPI’s, passen die bij de afdelingsdoelstellingen, dragen de KPI’s bij aan het beoogde resultaat? Door inzicht en bijsturen bereiken we na verloop van tijd het hoogste rendement.
    • Afstemmen, concluderen en rapporteren
  • Ingrijpen en bijsturen: op basis van de verkregen informatie zijn we in staat beslissingen te nemen en bij te sturen. We wegen de kosten en baten af en gaan met de organisatie of leverancier in gesprek om de processen of kwaliteit te verbeteren.
  • Monitoren: het dashboard levert je de inzichten zodat snel een overzicht wordt gecreëerd over de performance van de inkoopafdeling. Op basis van deze gegevens zijn we in staat om een plan te maken zodat de systeemfouten hersteld kunnen worden en we weer een betere focus kunnen geven aan de volgende verbeterstap.
  • Herstellen en doorstarten: nadat de gegevens bekend en het plan is afgestemd kunnen de verbeteracties in de tijd worden uitgezet en blijven we de acties monitoren.

Motive onderscheidt 2 verschillende benaderingen:

1) De publieke sector waar volgens de Europese aanbestedingswetgeving wordt ingekocht. Hierbij is een goede planning, vertaald in de inkoopkalender essentieel. Projectmatig kunnen werken is belangrijke succesfactor voor de inkoopdienstverlening. Ook contractbeheer en contractmanagement zijn ondersteunende taken om een effectieve dienstverlening te waarborgen. De manier waarop de verschillende systemen op elkaar aansluiten maken of het geheel als toegevoegde waarde wordt ervaren.

2) In de private sector onderscheiden we een grove onderverdeling van diensten-, productie- en handelsondernemingen. Binnen de productie omgeving is vooral belangrijk dat inkoop vanuit het gezichtspunt van de totale supply chain haar werkzaamheden verricht.  Ook hier is het belangrijk dat de systemen goed op elkaar zijn afgestemd; ERP-systemen voor de afgestemde vraagbehoefte (juiste plaats en tijd), leveranciersbeoordeling systematiek om de prestaties van de toeleveranciers goed te kunnen monitoren (juiste aantal), inkomende goederen inspectie (juiste kwaliteit), marktkennis (juiste prijs) en een leveranciersdatabase om snel te kunnen handelen. Een afgestemd plan helpt daarbij. Daarnaast zijn ondersteunde systemen helpend om het werk goed kunnen uitvoeren.

De matrixmethode in het kort

De matrixmethode, systeem optimalisatie

De werking

Verticaal in de matrix staan het beleid, organisatie en personeel vermeld. Dit zijn de voorwaarden om te kunnen veranderen. Het geeft aan:

  • Wat je wilt (beleid),
  • Hoe je het uitvoert (organisatie)
  • Met wie (personeel).

Het beleid komt tot stand door een plan op te stellen. Dit plan wordt gevormd door de steun en invloed uit de omgeving. Vervolgens wordt beoordeeld of het gekozen plan past bij de identiteit van je zelf en de onderneming.

Het beleid wordt uitgevoerd door mensen die samenwerken om de gestelde doelen te realiseren. Die samenwerking zal op een samen besloten manier in de praktijk worden gebracht. Dit wordt geregeld in de organisatiestructuur. Hierin komen de verantwoordelijkheden tot uitdrukking evenals de manier van samenwerken en wijze van besluitvorming.

Personeel tenslotte voert het beleid uit in de omgeving die is opgesteld om dit zo effectief en efficiënt mogelijk te doen. Deze medewerkers moeten beschikken over deskundigheid en kunnen werken binnen een bepaalde bewegingsvrijheid om hun creativiteit tot volle wasdom te laten komen. Hierdoor zal er een bepaalde houding naar elkaar en tot de onderneming ontstaan.

De voordelen op een rij:

  • Een afgestemd team
  • Effectief en efficiënt kunnen werken
  • Makkelijker de doelen realiseren
  • Inzicht in de prestatie
  • Integraal kunnen werken

Naar de kracht van de matrix, door Peter Camp, uitgeverij Business bibliotheek